Мы когда проходили паспортный контроль, погранец спросил нас: где собираетесь остановиться в Хельсинки? Мы ответили: отель такой то. Он смотрит в комп, а затем говорит нам: "У вас нет брони в этот отель" (у нас её действительно не было, просто там обычно всегда есть номера свободные).Гостиницы сами вряд ли что-то сообщают, а вот работники консульства иногда проверяют - как реальность поданных броней и приглашений
Так что какая то БД об отелях и бронировании видимо есть или он делает какой то запрос в отель online.